Persondatapolitik for Ørredklubben Fremad

(udarbejdet og vedtaget den 4. september 2018)

 

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne persondatapolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

 

Ørredklubben Fremad er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

  • Kontaktperson: formand Uffe Kirkegaard
  • Adresse: Søvangen 7, 8464 Galten
  • CVR: 33802056
  • : 6095 6199
  • Mail: kontakt@hugget.dk
  • Website: www.hugget.dk

 

Behandling af personoplysninger

 

Vi behandler følgende personoplysninger:

 

Medlemsoplysninger:

Almindelige personoplysninger:

  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse

 

Oplysninger om bestyrelse og lodsejere

Almindelige personoplysninger:

  • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse samt bankkontonummer

 

 

 

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

 

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

 

Formålene:

1)                  Formål med behandling af medlemsoplysninger:

 

  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens aktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt
  • Administration af din relation til os

 

 

2)                  Formål med behandling af oplysninger på bestyrelse og lodsejere

 

  • Håndtering af bestyrelsen og tillidsposters hverv og pligtelser i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af godtgørelser, refusioner og leje af fiskevand
  • Administration af din relation til os

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

 

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

 

  • Udøvelse af klubaktivitet, herunder udfærdigelse af deltagere og interne fangstresultater m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, fiske aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Skjern Å Sammenslutningen og Karup Å Sammenslutningen
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Danmarks Sportsfiskerforbund såfremt klubben indmelder sig heri
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

 

Samtykke

 

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

 

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

 

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

 

I forbindelse med fiskeaktivitet kan der videregives oplysninger om deltagelse og resultater til førnævnte sammenslutninger som klubben er medlem af, samt til Danmarks Sportsfiskeforbund, såfremt foreningen skulle blive medlem heraf.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledelsen i relevant omfang til organisationer og sammenslutninger, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikkepersonoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

 

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som ulønnet eller lønnet leder:

 

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

 

Lønnede ledere, bestyrelse og lodsejere:

 

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
  • Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

 

Dine rettigheder

 

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatdatapolitikken

 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatdataspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatdatapolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

 

……….

 

Godkendt på bestyrelsesmøde den 4. september 2018